Planning, Organi zing, L eading, and Controlling

ابعاد چارچوب برنامه ریزی- سازماندهی- رهبری- کنترل (POLC) را بشناسید   ورودی‌های کلی هر بعد POLC را بدانید

اصول مدیریت را می توان به چهار کارکرد حیاتی تقسیم کرد. این کارکردها برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل هستند. این چارچوب POLC راهنمایی مفیدی را در مورد اینکه شغل ایده آل یک مدیر باید چگونه باشد ارائه می دهد

1.برنامه ریزی

برنامه ریزی وظیفه مدیریت است که شامل تعیین اهداف و تعیین مسیرعمل برای دستیابی به آن اهداف می شود. برنامه ریزی مستلزم آن است که مدیران از شرایط محیطی پیش روی سازمان خود آگاه باشند و شرایط آینده را پیش بینی کنند. همچنین مستلزم آن است که مدیران تصمیم گیرندگان خوبی باشند برنامه ریزی فرآیندی است که از چندین مرحله تشکیل شده است. این فرآیند با اسکن محیطی آغاز می‌شود که به سادگی به این معنی است که برنامه ریزان باید از شرایط بحرانی پیش روی سازمان خود از نظر شرایط اقتصادی، رقبا و مشتریان خود آگاه باشند.. سپس برنامه ریزان باید سعی کنند شرایط آینده را پیش بینی کنند. این پیش بینی‌ها اساس برنامه ریزی را تشکیل می دهند برنامه ریزان باید اهدافی را تعیین کنند، که بیانیه هایی از آنچه باید به دست آید و در چه زمانی است..سپس برنامه ریزان باید مسیرهای اقدام جایگزین را برای دستیابی به اهداف شناسایی کنند 

باید دائما موفقیت برنامه‌ها را ارزیبابی کرد

.پس از ارزیابی گزینه های مختلف، برنامه ریزان باید در مورد بهترین اقدامات برای دستیابی به اهداف تصمیم گیری کنند.سپس آنها باید اقدامات لازم را تدوین کرده و از اجرای مؤثر برنامه ها اطمینان حاصل کنند.در نهایت، برنامه ریزان باید دائماً موفقیت برنامه های خود را ارزیابی کنند و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی انجام دهند انواع مختلفی از طرح ها و برنامه ریزی ها وجود دارد برنامه ریزی استراتژیک شامل تجزیه و تحلیل فرصت‌ها و تهدیدهای رقابتی و همچنین نقاط قوت و ضعف سازمان و سپس تعیین چگونگی موقعیت سازمان برای رقابت موثر در محیط خود است.

برنامه ریزی استراتژیک یک چارچوب زمانی طولانی دارد، اغلب سه سال یا بیشتر.برنامه ریزی استراتژیک به طور کلی کل سازمان را شامل می شود و شامل تدوین اهداف می شود.برنامه ریزی استراتژیک اغلب بر اساس مأموریت سازمان است که دلیل اساسی وجود آن است.مدیریت ارشد یک سازمان اغلب برنامه ریزی استراتژیک را انجام می دهد. برنامه ریزی تاکتیکییک برنامه ریزی میان برد (یک تا سه ساله) است که برای توسعه ابزارهای نسبتاً مشخص و مشخص برای اجرای برنامه استراتژیک طراحی شده است.مدیران سطح متوسط اغلب درگیر برنامه ریزی تاکتیکی هستند. برنامه ریزی عملیاتی به طور کلی وجود اهداف و مقاصد در سطح سازمان یا زیر واحد را فرض می کند و راه های دستیابی به آنها را مشخص می کند.برنامه ریزی عملیاتی برنامه ریزی کوتاه برد (کمتر از یک سال) است که برای توسعه گام های اقدام خاصی که از برنامه های استراتژیک و تاکتیکی پشتیبانی می کند، طراحی شده است.

2.سازماندهی 

سازماندهی وظیفه مدیریت است که شامل توسعه ساختار سازمانی و تخصیص منابع انسانی برای اطمینان از دستیابی به اهداف است. ساختار سازمان چارچوبی است که تلاش‌ها در آن هماهنگ می‌شود. ساختار معمولاً با یک نمودار سازمانی نشان داده می‌شود که یک نمایش گرافیکی از زنجیره فرماندهی در یک سازمان ارائه می‌دهد. تصمیمات اتخاذ شده در مورد ساختار یک سازمان عموماً به عنوان تصمیمات طراحی سازمانی شناخته می‌شود سازماندهی همچنین شامل طراحی مشاغل فردی در سازمان است. در مورد وظایف و مسئولیت‌های مشاغل فردی و همچنین نحوه انجام وظایف باید تصمیم گیری شود. تصمیماتی که در مورد ماهیت مشاغل در سازمان گرفته می‌شود، عموماً تصمیمات «طراحی شغل» نامیده می‌شوند سازماندهی در سطح سازمان مستلزم تصمیم گیری در مورد بهترین روش برای بخش بندی یا خوشه بندی مشاغل در بخش‌ها برای هماهنگی موثر تلاش‌ها است. راه‌های مختلفی برای بخش بندی وجود دارد، از جمله سازماندهی بر اساس عملکرد، محصول، جغرافیا یا مشتری. بسیاری از سازمان‌های بزرگتر از روش‌های متعددی برای بخش بندی استفاده می‌کنند سازماندهی در سطح یک شغل خاص شامل بهترین روش طراحی مشاغل فردی برای استفاده مؤثرتر از منابع انسانی است. 


به طور سنتی، طراحی شغل بر اساس اصول تقسیم کار و تخصص بود، که فرض بر این بود 

که هر چه محتوای شغل محدودتر باشد، فرد انجام دهنده کار می‌تواند مهارت بیشتری پیدا کند.

 

با این حال، تجربه نشان داده است که ممکن است مشاغل بیش از حد باریک و تخصصی شوند. به عنوان مثال، چگونه دوست دارید روزی پس از دیگری درب شیشه‌ها را بپیچید، همانطور که ممکن است چندین دهه پیش اگر در شرکتی کار می‌کردید که ژله و مربا می‌ساخت و می‌فروخت؟ وقتی این اتفاق می‌افتد، پیامدهای منفی از جمله کاهش رضایت شغلی و تعهد سازمانی، افزایش غیبت و جابجایی به وجود می‌آید اخیراً، بسیاری از سازمان‌ها تلاش کرده‌اند تا تعادلی بین نیاز به تخصص کارگران و نیاز کارگران به داشتن مشاغلی که مستلزم تنوع و استقلال است ایجاد کنند. اکنون بسیاری از مشاغل بر اساس اصولی مانند توانمندسازی، غنی سازی شغل و کار گروهی طراحی می‌شوند. به عنوان مثال، شرکت جهان اروم اُیاز، بزرگترین تولید کننده پارچه رو مبلی و پرده ای در خاورمیانه، «بخش‌های» سنتی را کنار گذاشته تا بر گوش دادن و پاسخگویی به نیازهای مشتری تمرکز کند. از جلسات سراسری شرکت گرفته تا گروه‌ها، کارمندان تمایلات و نیازهای مشتریان خود را می‌شناسند و درک می‌کنند و چگونه  ممکن است بهترین خدمات را به آنها ارائه دهد

به طور سنتی، طراحی شغل بر اساس اصول تقسیم کار و تخصص بود، که فرض بر این بود که هر چه محتوای شغل محدودتر باشد، فرد انجام دهنده کار می‌تواند مهارت بیشتری پیدا کند. با این حال، تجربه نشان داده است که ممکن است مشاغل بیش از حد باریک و تخصصی شوند. به عنوان مثال، چگونه دوست دارید روزی پس از دیگری درب شیشه‌ها را بپیچید، همانطور که ممکن است چندین دهه پیش اگر در شرکتی کار می‌کردید که ژله و مربا می‌ساخت و می‌فروخت؟ وقتی این اتفاق می‌افتد، پیامدهای منفی از جمله کاهش رضایت شغلی و تعهد سازمانی، افزایش غیبت و جابجایی به وجود می‌آید اخیراً، بسیاری از سازمان‌ها تلاش کرده‌اند تا تعادلی بین نیاز به تخصص کارگران و نیاز کارگران به داشتن مشاغلی که مستلزم تنوع و استقلال است ایجاد کنند. اکنون بسیاری از مشاغل بر اساس اصولی مانند توانمندسازی، غنی سازی شغل و کار گروهی طراحی می‌شوند. به عنوان مثال، شرکت جهان اروم اُیاز، بزرگترین تولید کننده پارچه رو مبلی و پرده ای در خاورمیانه، «بخش‌های» سنتی را کنار گذاشته تا بر گوش دادن و پاسخگویی به نیازهای مشتری تمرکز کند. از جلسات سراسری شرکت گرفته تا گروه‌ها، کارمندان تمایلات و نیازهای مشتریان خود را می‌شناسند و درک می‌کنند و چگونه  ممکن است بهترین خدمات را به آنها ارائه دهد

3.رهبری 

رهبری شامل منابع اجتماعی و غیررسمی تأثیر است که شما از آنها برای الهام بخشیدن به اقدامات انجام شده توسط دیگران استفاده می کنید. اگر مدیران رهبران مؤثری باشند، زیردستان آنها مشتاق تلاش برای دستیابی به اهداف سازمانی خواهند بود علوم رفتاری کمک‌های زیادی به درک این کارکرد مدیریت کرده است. تحقیقات شخصیتی و مطالعات نگرش‌های شغلی اطلاعات مهمی را در مورد اینکه چگونه مدیران می‌توانند به طور مؤثر زیردستان را رهبری کنند، ارائه می‌دهد.

به عنوان مثال، این تحقیق به ما می‌گوید که برای مؤثر بودن  در رهبری، مدیران ابتدا باید شخصیت، ارزش‌ها، نگرش‌ها و احساسات زیردستان خود را درک کنند مطالعات انگیزه و تئوری انگیزه اطلاعات مهمی را در مورد روش‌هایی که کارگران می‌توانند برای انجام تلاش مولد انرژی بگیرند، ارائه می‌دهد. مطالعات ارتباطات راهنمایی می‌کند که چگونه مدیران می‌‎توانند به طور مؤثر و متقاعد کننده ارتباط برقرار کنند. مطالعات رهبری و سبک رهبری اطلاعاتی را در مورد سوالاتی از جمله "چه چیزی یک مدیر را به یک رهبر خوب تبدیل می‌کند؟" ارائه می‌دهد و «در چه شرایطی سبک‌های رهبری خاص مناسب‌ترین و مؤثرترین هستند   

4.کنترل

کنترل شامل اطمینان از عدم انحراف عملکرد از استانداردها است. کنترل شامل سه مرحله است:

 

1. ایجاد استانداردهای عملکرد، 
2.  مقایسه عملکرد واقعی با استانداردها،
3. انجام اقدامات اصلاحی 


 

استانداردهای عملکرد اغلب به صورت پولی مانند درآمد، هزینه یا سود بیان می شوند، اما ممکن است با عبارات دیگری مانند واحدهای تولید شده، تعداد محصولات معیوب، یا سطوح کیفیت یا خدمات مشتری نیز بیان شوند اندازه‌گیری عملکرد بسته به استانداردهای عملکرد، از جمله صورت‌های مالی، گزارش‌های فروش، نتایج تولید، رضایت مشتری و ارزیابی‌های رسمی عملکرد می‌تواند به روش‌های مختلفی انجام شود. مدیران در تمام سطوح تا حدی درگیر عملکرد مدیریتی کنترل هستند   کارکرد مدیریتی کنترل نباید با کنترل به معنای رفتاری یا دستکاری اشتباه گرفته شود. این کارکرد به این معنا نیست که مدیران باید سعی کنند شخصیت ها، ارزش ها، نگرش ها یا احساسات زیردستان خود را کنترل یا دستکاری کنند.

دو تکنیک کنترل سنتی عبارتند از حسابرسی بودجه و عملکرد. حسابرسی شامل بررسی و تأیید سوابق و اسناد پشتیبانی می شود. ممیزی بودجه اطلاعاتی را در مورد اینکه سازمان با توجه به آنچه که برای آن برنامه ریزی شده یا بودجه در نظر گرفته شده است، ارائه می دهد، در حالی که ممیزی عملکرد ممکن است سعی کند تعیین کند که آیا ارقام گزارش شده بازتابی از عملکرد واقعی هستند یا خیر.

کنترل مستلزم درک روشنی از محل مسئولیت انحراف از استانداردها است.

 اگرچه کنترل اغلب بر اساس معیارهای مالی در نظر گرفته می شود، مدیران باید فرآیندهای تولید و عملیات، رویه‌های ارائه خدمات، انطباق با خط مشی های شرکت را نیز کنترل کنند کارکردهای مدیریتی برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل به طور گسترده به عنوان بهترین ابزار برای توصیف شغل مدیر و همچنین بهترین راه برای طبقه بندی دانش انباشته در مورد مطالعه مدیریت در نظر گرفته می‌شود. اگرچه تغییرات شگرفی در محیطی که مدیران با آن مواجه هستند و ابزارهای مورد استفاده مدیران برای انجام وظایف خود به وجود آمده است.

مدیران همچنان این وظایف ضروری را انجام میدهند در عوض، این عملکرد مدیریت مربوط به نقش مدیر در انجام اقدامات لازم برای اطمینان از اینکه فعالیت‌های مرتبط با کار زیردستان با دستیابی به اهداف سازمانی و دپارتمان سازگار است و در تحقق آن نقش دارد کنترل مؤثر مستلزم وجود برنامه‌ها است، زیرا برنامه‌ریزی استانداردها یا اهداف لازم را برای عملکرد فراهم می‌کند.