فرآیند پیاده سازی سیستم مدیریت بخش نساجی

آیا نمی‌دانید چگونه یک سیستم مدیریت بخش نساجی را پیاده سازی کنید؟ ما فرآیند 4 مرحله‌ای زیر را توسعه داده‌ایم تا شما را در مراحل لازم برای پیاده‌سازی مؤثر سیستم مدیریت بخش نساجی راهنمایی کنیم. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد خدمات بخش نساجی، از این صفحه دیدن کنید.

از ما بی‌نهایت مشاوره رایگان بگیرید

اگر می‌خواهید سایر مطالعات موردی، مقالات سیستم مدیریت و سایر مطالب مفید را ببینید به بخش مقالات مراجعه کنید.

چرا یک فرآیند پیاده سازی ساختاریافته مهم است؟

اطمینان حاصل کنید که پلن خود را به کارآمدترین روش پیاده‌سازی می‌کنید، الزامات را برآورده می‌کنید و از تله‌های رایج پیاده‌سازی که می‌توانند منجر به شکست شوند اجتناب کنید.

مطمئن شوید طراحی اهداف و نیازهای آینده شما را برآورده می‌کند

هر سازمانی اهداف متفاوتی دارد که باید از همان ابتدا به وضوح تعریف شده و در هر مرحله از فرآیند اجرا گنجانده شود.

بدون اهداف مشخص و نیازهای سازمانی، شما در معرض خطر پیاده‌سازی سیستمی هستید که به اندازه کافی ریسک‌های عملیاتی را بررسی نمی‌کند، از انطباق حمایت نمی‌کند یا فرهنگ ایمنی را بهبود نمی‌بخشد. شما می‌توانید تلاش و منابع زیادی را صرف چیزی کنید که برای شما کار نمی‌کند.

اهداف خود را از قبل مشخص کنید و تمرکز مورد نیاز برای پیاده سازی یک سیستم مدیریت ایمنی خط لوله را که برای شما کار می‌کند فراهم کنید.

به رهبران این اطمینان را بدهید که طراحی موفق خواهد بود

رهبران به این اطمینان نیاز دارند که طراحی به نتایج مطلوب دست خواهد یافت. با یک برنامه قوی، رهبران بودجه مورد نیاز را تخصیص می‌دهند و از ابتدا به بلندمدت متعهد می‌شوند.

رهبران وقتی مطمئن نیستند که چه چیزی پیشنهاد می شود و آیا می‌توان برنامه و بودجه را برآورده کرد مردد می‌شود و باعث عدم اعتماد به پروژه می‌شود.

یک فرآیند اجرای ساختاریافته از ابتدا ارائه دهید و تعهد و بودجه قوی رهبری را زودتر تضمین کنید.

به درستی با کارمندان خود تعامل و همکاری کنید

هر سیستم مدیریت موفق مستلزم مشارکت و همکاری کامل کارکنان است. این تنها راه برای تعبیه یک روش جدید کار در سازمان شما و دستیابی به بهبود فرهنگ ایمنی و عملکرد است.

بدون یک فرآیند پیاده سازی ساختار یافته، به سطح مشارکت لازم برای موفقیت نخواهید رسید، کارکنان خود را بی انگیزه کرده و تلاش ارزشمندی را که تأثیر منفی بر عملیات خواهد داشت، هدر خواهید داد.

فعالیت‌ها و مشارکت کارکنان را از ابتدا در فرآیند اجرا طراحی کنید و اطمینان حاصل کنید که کارآمد و موثر خواهند بود.

چرخه پلن خود را پیاده سازی کنید

شما باید از همان ابتدا فعالیت‌ها و فرآیندهای لازم برای اجرای پلن را شناسایی کنید و آنها را در برنامه اجرا قرار دهید.

استانداردهای لازم بر اهمیت پلن تاکید می‌کنند اما به شما نمی‎‌گویند که چگونه آن را انجام دهید. پیروی از فرآیند پیاده سازی ما، باعث می‌شود که یک سیستم مدیریت موثر ایجاد می‌کنید که شامل تمام جنبه ها باشد.

از ابتدا بدانید که یک سیستم مدیریت کاملاً کارآمد و چرخه برنامه ریزی-انجام-بررسی-عملی خواهید داشت که باعث بهبود و دستیابی به اهداف شما خواهد شد.

طراحی انجام شده را به موقع و با بودجه اجرا کنید

استفاده از یک فرآیند پیاده سازی اثبات شده به شما امکان می‌دهد تا برنامه و بودجه مورد نیاز برای اجرای موفقیت آمیز سیستم خود را به طور دقیق برآورد کنید.

سیستم‌های مدیریتی برای پیاده سازی پیچیده هستند زیرا با افراد و فرآیندهای مختلف در سراسر شرکت تعامل دارند. بدون یک رویکرد ساختاریافته، در حالی که بیشتر و بیشتر در مورد آنچه مورد نیاز است می‌یابید، خطر تکرار تلاش و ایجاد دوباره کاری را دارید.

به روند اجرای ما متعهد شوید، بودجه بندی و برنامه ریزی دقیق را فعال کنید، و به رهبران اطمینان دهید که پیامک خط لوله به موقع و با بودجه اجرا می‌شود!

شروع پروژه

رهبران کلیدی بر روی یک برنامه عملیاتی اولیه برای آگاهی از پیامک خط لوله، ارزیابی اولیه شکاف، طراحی و اجرا توافق دارند.

الزامات مرحله در حال برآورده شدن:

تعهد رهبری و مدیریت
عمومی
اهداف و اهداف
برنامه ریزی

آگاهی رهبری

رهبران باید پروژه را درک کنند، سؤال بپرسند، روی رویکرد توافق کنند و بتوانند با تیم خود ارتباط برقرار کنند.

پیام رسانی مداوم از رهبران به کارکنان برای ایجاد و حفظ شتاب حیاتی است، زیرا تأثیر مثبتی بر تعامل کارکنان با فعالیت های سیستم مدیریت خواهد داشت.

الزامات:


 تعهد رهبری و مدیریت
مسئولیت های رهبری
 ایجاد ارتباطات، کاهش ریسک و بهبود مستمر

ارزیابی اولیه شکاف

طراحی سیستم مدیریت باید سیستم‌ها و برنامه‌های موجود شما را در نظر بگیرد تا در صورت امکان تغییرات را به حداقل برساند.

این رویکرد به شما امکان می‌دهد تا بهبودهای ضروری و با اولویت بالا را هدف قرار دهید تا مطمئن شوید که منابع پیاده سازی شما هدر نمی‌رود. برای اطمینان از اینکه ارزیابی با حداکثر همکاری انجام می‌شود و تضمین می‌شود که داده‌های شما به طور ایمن ضبط و مدیریت می‌شوند استفاده می‌شود.

الزامات:

 مسئولیت‌های رهبری
تضمین ایمنی – حسابرسی و ارزیابی
همه عناصر دیگر ارزیابی شده

بهبودهای با اولویت بالا

ارزیابی اولیه شکاف، بهبودهایی با اولویت بالا را شناسایی می‌کند که باید فوراً انجام شوند و می‌توان به موازات بقیه اجرای سیستم مدیریت روی آنها کار کرد. مهم است که در جاهایی که خطرات عملیاتی وجود دارد، بهبودها را فعال کنیم تا بتوان به موقع به آنها رسیدگی کرد.

بقیه نتایج ارزیابی شکاف برای به روز رسانی و اولویت بندی طرح پیاده سازی سیستم مدیریت استفاده خواهد شد.

الزامات:

بهبود مستمر
همه عناصر دیگر برای بهبودهای با اولویت بالا بررسی شده‌اند

مرحله 1

ارزیابی و برنامه ریزی اولیه شکاف

رهبران باید در مورد چشم انداز و مزایای طراحی سیستم به توافق برسند و برای طراحی و اجرای آن برنامه‌ای موثر داشته باشند.

رهبران باید درک مشترکی از وضعیت فعلی و شکاف‌ها داشته باشند و بهبودهایی با اولویت بالا شناسایی و برای اقدام فوری تعیین شوند.

نقشه برداری مقررات و الزامات

شناسایی الزامات خارجی که باید برآورده شوند، به روشن شدن دامنه و اولویت‌هایی که باید در سیستم مدیریت پوشش داده شوند، کمک می‌کند.

هنگامی که این الزامات ترسیم شدند، می‌توانید نتایج ارزیابی شکاف را در برابر الزامات خارجی نشان دهید که ارزش اضافی شما را نشان می‌دهد و تلاش حسابرسی را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.

الزامات:
برنامه ریزی – الزامات نظارتی

مسئولیت‌ها و برنامه ریزی مسئولیت‌ها

تعریف مسئولیت‌ها و مسئولیت‌پذیری‌های سیستم مدیریت تضمین می‌کند که افراد نقش خود را در اجرا می‌دانند. رهبران و کارمندانی که نقش خود را مشخص نمی کنند، ممکن است اجرا را در معرض خطر شکست قرار دهند.

این رویکرد تضمین می‌کند که نقش‌ها به وضوح تعریف شده‌اند و تغییرات مورد نیاز رهبران و کارمندان برای اجرای مؤثر درک شده و با آنها موافقت می‌شود.

الزامات:

برنامه ریزی
مسئولیت‌های رهبری
مسئولیت، پاسخگویی و اختیار

طراحی سیستم مدیریت

ورودی‌های زیادی که توسط یک سیستم مدیریت مورد توجه قرار می‌گیرد می‌تواند منجر به طراحی پیچیده‌ای شود که پیاده سازی آن دشوار است. این رویکرد تضمین می‌کند که ورودی‌های پیچیده در یک کتابچه راهنمای ساده و قابل درک آسان و فرآیندهایی که می‌توانند به طور کارآمد پیاده‌سازی شوند، همسو می‌شوند.

بدون پذیرش رهبری، سیستم مدیریت پیاده سازی نخواهد شد. این بررسی‌های طراحی در ایجاد مالکیت و جلب اعتماد و مشارکت رهبران بسیار مهم است.

الزامات:

 اهداف و مقاصد
برنامه ریزی
ایجاد ارتباطات، کاهش ریسک و بهبود مستمر روال
مستندسازی و نگهداری سوابق – اسناد

مرحله 2

طراحی سیستم مدیریت

اهداف و وضعیت مطلوب آینده مورد توافق رهبران و مدیران کلیدی است، از جمله الزامات خارجی که باید برآورده شوند، رویکرد طراحی سیستم مدیریت مناسب برای هدف، همسویی با ساختارهای سازمانی و حاکمیتی فعلی.

برنامه ریزی اجرا

سیستم مدیریت اکنون با مشارکت بسیاری از کارمندان از طریق مجموعه‌ای از فعالیت‌ها اجرا خواهد شد. بسیار مهم است که آنها به درستی برنامه ریزی، منابع و برنامه ریزی شده باشند تا اعتماد و اطمینان رهبران و سازمان را به دست آورند.

در این مرحله کارمندان هنوز “منتظر از بین رفتن آن هستند.” برنامه ریزی پیش رو و موثر این مشکل را از بین می برد و اجرا را قادر می‌سازد تا ادامه یابد.

الزامات: 

تعهد رهبری و مدیریت – برنامه ریزی

ارتباطات و آگاهی کارکنان

ارتباط هدفمند برای کارمندان و گروه‌های خاص تضمین می‌کند که آنها می‌دانند در طول پیاده سازی چه انتظاراتی دارند و اطمینان حاصل می‌کنند که برای اجرای موفق سیستم مدیریت به طور مؤثر مورد حمایت قرار خواهند گرفت.

الزامات:
تعامل با ذینفعان – داخلی

آموزش کارکنان

سیستم مدیریت فعالیت‌های بهبودی را هدایت می‌کند که نیازمند تلاش‌های کوچک بسیاری از کارکنان در سراسر سازمان شما هستند. تنها با دانش کافی کارکنان می‌توانند نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را انجام دهند و بفهمند که چگونه فعالیت‌های موجود آنها با سیستم مدیریت همسو می‌شود.

الزامات:
 مسئولیت های رهبری
 مشارکت ذینفعان –
صلاحیت، آگاهی و آموزش داخلی 

ارزیابی‌ شکاف عملیاتی

ارزیابی‌های شکاف عملیاتی که به شیوه‌ای منسجم و روشمند تسهیل می‌شوند، اطمینان حاصل می‌کنند که اطلاعات مرتبط و با اولویت بالا جمع‌آوری شده‌اند، بنابراین برنامه‌های عملیاتی و بهبودها می‌توانند به وضعیت فعلی در سراسر سازمان رسیدگی کنند.

از طریق ارزیابی‌های دوره‌ای شکاف عملیاتی، رهبران اطلاعات عینی در مورد عملیات خود و شکاف‌های به‌روز دریافت می‌کنند و به وضوح بهبود عملکرد در طول زمان را درک کرده و اندازه‌گیری می‌کنند. 

الزامات:
برقراری ارتباط، کاهش ریسک و روال روال بهبود مستمر
تعامل با ذینفعان – داخلی
تضمین ایمنی – حسابرسی و ارزیابی
تضمین ایمنی – گزارش گیری و سیستم بازخوردی

مرحله 3

پیاده سازی سیستم مدیریت

رهبران و مدیران کلیدی پیاده سازی سیستم مدیریت را در سراسر سازمان از طریق مجموعه‌ای از فعالیت‌های اجرایی از جمله ارتباطات کارکنان، آموزش و ارزیابی شکاف عملیاتی قهرمان می‌کنند. 

این امر همکاری و خرید با کارکنان را تضمین می‌کند و رهبران را قادر می‌سازد تا سطح بلوغ را در تمام عملیات ارزیابی کنند و شکاف‌های اضافی را برای کمک به اولویت‌بندی بهبودها شناسایی کنند.

برنامه ریزی اقدام و اولویت بندی

پس از ارزیابی شکاف عملیاتی، یک مشکل بسیار رایج این است که هر شکافی را رها کنید تا توسط گروه شناسایی رسیدگی شود – این می‌تواند باعث تکرار و تلاش قابل توجهی شود.

در بیشتر موارد، شکاف‌های مشترک در سراسر سازمان شناسایی می‌شوند که باید به عنوان یک اقدام، توسط یک گروه – که به طور قابل توجهی کارآمدتر است – مورد توجه قرار گیرد.

این مرحله برنامه ریزی اقدام و اولویت بندی این نیاز را با گروه بندی شکاف‌ها در اقداماتی که می‌توانند توسط رهبران اولویت بندی و مدیریت شوند برآورده می‌کند. این امر دید بسیار مورد نیاز را برای تنظیم بودجه پروژه و درک تأثیرات سازمانی و مزایای انجام اقدامات به ارمغان می‌آورد. 

الزامات:
 تعهد رهبری و مدیریت – برنامه ریزی
تضمین ایمنی – اندازه گیری عملکرد و تجزیه و تحلیل داده‌ها
بهبود مستمر

اجرای اقدام و نظارت

نظارت و گزارش پیشرفت پیاده سازی مهمترین اولویت برای سیستم‌های مدیریت جدید است تا حرکت را تأیید کند و به رهبران اطمینان دهد.

به طور معمول، فرآیندهای متعددی برای پوشش شکاف های با ریسک بالا ساخته یا بهبود می یابند. به عنوان بخشی از این پروژه‌ها، شاخص‌های کلیدی عملکرد و معیارها را می‌توان برای ردیابی عملکرد کسب‌وکار برای اطمینان از دستیابی به نتایج دلخواه توسعه داد.

الزامات در حال برآورده شدن:
تضمین ایمنی – اندازه گیری عملکرد و تجزیه و تحلیل داده‌ها
بهبود مستمر

 

برررسی مدیریت و برنامه ریزی سالانه

حداقل سالیانه، مطابق با چرخه برنامه ریزی کسب و کار شما، یک بررسی مدیریت به شما امکان می‌دهد یک قدم به عقب بردارید و بپرسید: “آیا سیستم مدیریت ما آنچه را که نیاز داریم انجام می‌دهد؟” سال به سال ممکن است کهنه شود یا در صورت عدم کنترل، نوار قرمز غیرضروری اضافه کند، بنابراین این فرصتی برای رهبری است که آن را ارزیابی و تنظیم کند تا با اولویت‌های کسب‌وکار هماهنگ بماند.

برنامه ریزی سالانه به دنبال بررسی مدیریت، گنجاندن توصیه‌های ارائه شده در برنامه‌ها و بودجه‌های تجاری و همچنین بودجه بندی رسمی اقدامات بهبود شناسایی شده در طول اولویت بندی است.

چرخه پلن اکنون به طور کامل در سازمان شما اجرا و عملیاتی شده است!

الزامات در حال برآورده شدن:
 تعهد رهبری و مدیریت
بررسی مدیریت
بهبود مستمر
بررسی مدیریت برتر

مرحله 4

بهبود و تداوم

رهبران و مدیران کلیدی اکنون باید بهبودها را انجام دهند، بلوغ را افزایش دهند و چرخه برنامه‌ریزی-انجام-بررسی-عمل را به طور کامل تعبیه کنند.

رهبران و کارمندان اکنون اقدامات را برای سال بعد برنامه ریزی و اولویت بندی می کنند و آنها را در برنامه‌های تجاری و بودجه جاسازی می‌کنند، از جمله توسعه شاخص‌های مناسب برای اندازه گیری عملکرد.  

اولین بررسی مدیریت انجام شد و برنامه ریزی سالانه آغاز شد. چرخه پلن اکنون به طور کامل اجرا و عملیاتی شده است!

سوال یا بازخوردی دارید؟

[contact-form-7 404 "یافت نشد"]